Abiparty

Das Konzept hinter der Abiparty ist eben so einfach wie effektiv. Ihr veranstaltet, meist in Kooperation mit einer Diskothek, eine Party und bekommt einen Teil der Einnahmen.

Diskothek aussuchen

Am besten fragt ihr zuerst bei euren Lieblingsdiskos an, ob eine Abiparty möglich ist. Die meisten Betreiber kennen das Prinzip schon aus früheren Jahren: Die Betreiber stellen Location, Technik und Equipment, ihr sorgt für die Werbung, übernehmt kleinere Aufgaben und bringt Leute ins Haus. Wie genau die Konditionen dabei aussehen, ist von Disko zu Disko verschieden und meist auch Verhandlungssache. Wichtige Fragen sind: Wer ist, rechtlich gesehen, der Veranstalter? Wer organisiert den DJ und die Security? Wer bekommt wie viel Geld?

Verhandeln

Bekommt ihr von jeder Eintrittskarte einen Anteil? Wenn ja, wie viel? Oder bekommt ihr Anteile erst ab einer bestimmten Besucherzahl? Dürft ihr eigene Getränke ausschenken? Verdient ihr an der Garderobe? All diese Fragen sind verhandelbar.
Habt keine überzogenen Erwartungen. Der Diskobetreiber ist nicht zwingend auf euch angewiesen und könnte auch ohne euch sein Programm durchziehen. Auf der anderen Seite ist eine Abiparty gute Promo für seine Disko. Ihr nehmt ihm dabei viele anfallende Aufgaben ab, macht ordentlich Werbung und füllt das Haus mit Schülern. Lasst euch also auch nicht über den Tisch ziehen. Wenn ihr am Ende einen Haufen Arbeit habt und nichts verdient, hat es sich nicht gelohnt. Verhandelt fair, aber realistisch.

Haftung und Versicherung

Wenn ihr eure Party in Zusammenarbeit mit einer Diskothek macht, versucht darauf zu achten, selbst nicht als Veranstalter aufzutreten. Denn sobald ihr als Veranstalter genannt seid, hat dies weitreichende rechtliche Folgen. In diesem Fall empfehlen wir auf jeden Fall eine "Haftpflichversicherung für eine Veranstaltung" bei eurem örtlichen Versicherungsvertreter abzuschließen. Diese deckt Personen- und Sachschäden ab. Diese Versicherung kostet zwar ein paar Euro - falls jedoch etwas passiert, sind sie eine gute Investition.

Grundsätzlich empfehlen wir: Wenn möglich, nicht als Veranstalter auftreten und immer abklären ob der Diskobetreiber ausreichend versichert oder ob ihr zusätzlich eine Haftpflichtversicherung abschließen müsst.

Garderobe übernehmen

Viele Betreiber sind euch dankbar, wenn ihr an diesem Abend die Garderobe für die Gäste organisiert. Auch hier habt ihr die Möglichkeit über eine Garderobengebühr Geld zu verdienen. Allerdings darf man den Job nicht unterschätzen. Es gilt jede Menge Kleidungsstücke einzusortieren und nachher auch wieder zu finden! Bei 1000 oder mehr Besuchern kann das stressig werden. Kümmert euch also frühzeitig darum, dass ihr passendes Material (Kleiderbügel, Aufhänger, Zettel mit Nummern, Wechselgeld) und ausreichend Leute zur Verfügung habt. Ihr müsst euch dabei immer im Klaren darüber sein: sobald ihr persönlich ein Kleidungsstück entgegennehmt, haftet ihr dafür! Ein Schild aufzuhängen mit der Aufschrift "Für die Garderobe wird keine Haftung übernommen" entbindet euch leider nicht von der Haftung. Ihr müsst, wenn z.B. eine Jacke verloren geht, dafür aufkommen. Für den Inhalt in den Jacken (Wertgegenstände wie Geldbeutel, Ausweis, Handy) seid ihr jedoch nicht haftbar.

Eigene Bar

Sprecht den Diskobetreiber darauf an, ob es möglich ist, neben der "offiziellen" Bar eine eigene anzubieten. Diese wird dann von euch selbst organisiert. Ihr sorgt daher für die Getränke und den Ausschank. Dafür dürft ihr die Einnahmen dann (größtenteils) behalten. Möglich wären z. B. eine Sektbar, Sangria im angesagten Look und mit Röhrchen oder ein spezieller Abicocktail, den es exklusiv bei euch gibt. Wichtig sind dabei an eigene Kassen für das Wechselgeld zu denken. Und vergesst auf keinen Fall euren eigenen Stand auch bei der Werbung zu erwähnen!

Werbung ist wichtig

Je mehr Leute, desto mehr Einnahmen. Eure Aufgabe ist es also dafür zu sorgen, dass jeder weiß, wann und wo eure Party steigt. Neben Mundpropaganda, E-Mails, Verlinkungen und Nachrichten bei Facebook sind auch Flyer und Plakate wichtig. Bestimmt gibt es in eurer Stufe jemanden, der so etwas designen kann. Und wenn man höflich fragt, darf man das Werbematerial an vielen Läden, öffentlichen Einrichtungen und Schulen anbringen.

Falls ihr nicht gerade im Bekanntenkreis einen Druckerei-Mitarbeiter kennt, müsst ihr euch eine Druckerei suchen und für den Druck natürlich auch bezahlen. Diese Ausgaben müssen bei der Party erst einmal wieder verdient werden. Abhilfe können hier Online-Druckereien schaffen, bei denen ihr sehr preiswert Flyer oder Plakate drucken könnt.

Personalverteilung

Wenn es soweit ist, werdet ihr jede Menge Leute brauchen die mithelfen. So muss z. B. die Garderobe ständig besetzt sein, an der Bar müssen Getränke ausgeschenkt werden usw. Zu tun gibt es genug. Idealerweise arbeitet ihr in mehreren Schichten, damit auch alle mal ein bisschen feiern und entspannen können. Allerdings sollten die Personen, die eingeteilt sind, auch wirklich da sein und arbeiten können. Gerade bei der Garderobe oder beim Einlass sollte es keine Probleme geben. Praktisch ist es auch, einen oder zwei Springer pro Schicht einzuteilen, die immer dort aushelfen, wo es grade brennt. Wenn ihr die Kassen zudem regelmäßig leert, seit ihr auf der sicheren Seite. Eine leitende Person behält dabei den ganzen Abend den Überblick und ist auch Ansprechpartner für den Betreiber.

Zur Einteilung bietet sich ein Schichtplan zum Aushängen an. Ihr findet eine Vorlage im Downloadbereich.

Organisation nach der Party

Auch nach der Party gibt es noch viel zu tun: aufräumen, Geld einsammeln und abzählen, evtl. den DJ und die Security bezahlen, die Einnahmen mit dem Betreiber verrechnen, sich um verlorene Kleidungsstücke kümmern, die Reste der Bar beseitigen, usw. Plant auch das ein, damit hier die Organisation eurer Party erfolgreich abrunden könnt.

Viel Spaß und viel Erfolg beim Feiern!


Was sind eure Erfahrungen mit Abipartys? Was könnte man noch ergänzen? Was hat eure Abiparty gerockt? Schreibt uns und alle profitieren davon!