Abiparty

Das Konzept hinter der Abiparty ist eben so einfach wie effektiv. Ihr veranstaltet, meist in Kooperation mit einer Diskothek, eine Party und bekommt einen Teil der Einnahmen.

Diskothek aussuchen

Am besten fragt ihr mal bei euren Lieblingsdiskos an, ob eine Abiparty möglich ist. Die meisten Betreiber kennen das Prinzip schon aus früheren Jahren: Die Betreiber stellen Location, Technik und Equipment, ihr sorgt für die Werbung, übernehmt kleinere Aufgaben und bringt Leute ins Haus. Wie genau die Konditionen dabei aussehen, ist von Disko zu Disko verschieden und meist auch Verhandlungssache. Wichtige Fragen sind: Wer ist, rechtlich gesehen, der Veranstalter? Wer organisiert den DJ und die Security? Wer bekommt wie viel Geld?

Verhandeln

Bekommt ihr von jeder Eintrittskarte einen Anteil? Wenn ja, wie viel? Dürft ihr eigene Getränke ausschenken? Verdient ihr an der Garderobe? All diese Fragen sind verhandelbar.
Habt keine überzogenen Erwartungen. Der Diskobetreiber ist nicht zwingend auf euch angewiesen und könnte auch ohne euch sein Programm durchziehen. Auf der anderen Seite ist eine Abiparty gute Promo für seine Disko, ihr nehmt ihm viele anfallende Aufgaben ab, macht ordentlich Werbung und füllt das Haus mit Schülern. Lasst euch also nicht über den Tisch ziehen. Wenn ihr nachher einen Haufen Arbeit habt und nichts verdient, hat es sich nicht gelohnt. Stellt also klar: Verdient ihr anteilsmäßig an jeder verkauften Karte? Vielleicht erst ab dem 1000. Besucher? Wie viel bekommt ihr? Verhandelt fair, aber realistisch.

Haftung und Versicherung

Wenn ihr eure Party in Zusammenarbeit mit einer Diskothek macht, versucht darauf zu achten, selbst nicht als Veranstalter aufzutreten. Denn sobald ihr als Veranstalter genannt seid, hat dies weitreichende rechtliche Folgen. In diesem Fall empfehlen wir auf jeden Fall eine "Haftpflichversicherung für eine Veranstaltung" bei eurem örtlichen Versicherungsvertreter abzuschließen. Diese deckt Personen- und Sachschäden ab. Zwar kostet das ein paar Euro. Falls etwas passiert, sind sie aber eine gute Investition. Grundsätzlich empfehlen wir: Wenn möglich nicht als Veranstalter auftreten und immer abklären ob der Diskobetreiber ausreichend versichert oder ob ihr zusätzlich eine Haftpflichtversicherung abschließen müsst.

Garderobe übernehmen

Viele Betreiber sind euch auch dankbar, wenn ihr anbietet, an diesem Abend die Garderobe für die Gäste zu managen. Auch hier habt ihr die Möglichkeit über eine Garderobengebühr Geld zu verdienen. Allerdings darf man den Job nicht unterschätzen. Es gilt jede Menge Kleidungsstücke einzusortieren und nachher auch wieder zu finden. Bei 1000 oder mehr Besuchern kann das stressig werden. Kümmert euch also frühzeitig darum, dass ihr passendes Material (Kleiderbügel, Aufhänger, Zettel mit Nummern, Wechselgeld) und ausreichend Leute zur Verfügung habt. Ihr müsst euch jedoch immer im Klaren darüber sein, dass sobald ihr persönlich ein Kleidungsstück entgegennehmt, auch dafür haftbar seid. Ein Schild aufzuhängen mit der Aufschrift "Für die Garderobe wird keine Haftung übernommen" entbindet euch nicht von der Haftung. Ihr müsst, wenn eine Jacke verloren geht, trotzdem dafür aufkommen. Für den Inhalt in den Jacken (Wertgegenstände wie Geldbeutel, Ausweis, Handy) seid ihr jedoch nicht haftbar.

Eure Eigene Bar

Sprecht den Diskobetreiber darauf an, ob es möglich ist eine eigene Bar neben der "offiziellen" zu eröffnen. Diese eigene Bar wird von euch gemanagt, ihr sorgt für Getränke und Ausschank. Dafür dürft ihr dann (größtenteils) die Einnahmen behalten. Möglich wären z. B. eine Sektbar, Sangria im coolen Look und mit Röhrchen oder ein spezieller Abicocktail, den es exklusiv bei euch gibt. Wichtig sind eigene Kassen für Wechselgeld und vergesst nicht, euren Stand auch bei der Werbung zu erwähnen.

PR ist wichtig

Je mehr Leute, desto mehr Einnahmen. Eure Aufgabe ist es also dafür zu sorgen, dass auch jeder weiß wann und wo eure Party steigt. Neben Mundpropaganda, E-Mails, Verlinkungen und Nachrichten bei Schüler- und StudiVZ sind auch Flyer und Plakate wichtig. Bestimmt gibt es in eurer Stufe jemanden, der so etwas designen kann. Und wenn man höflich fragt, darf man das Werbematerial auch an fast allen Läden, öffentlichen Einrichtungen und Schulen anbringen.

Falls ihr nicht gerade im Bekanntenkreis einen Druckerei-Mitarbeiter habt kann so eine Werbeaktion mit Flyern und Plakaten einiges an Geld kosten, welches an der Party erst einmal wieder verdient werden muss, bevor ihr Gewinn für eure Stufenkasse erwirtschaftet. Eine besonders gute und sehr günstige Online-Druckerei ist Print24:

Personalverteilung

Wenn es dann soweit ist, werdet ihr jede Menge Leute brauchen die mithelfen. So muss z. B. die Garderobe ständig besetzt sein, jemand muss an der Bar Getränke ausschenken usw. Zu tun gibt es genug. Idealerweise arbeitet ihr in mehreren Schichten, damit auch alle mal ein bisschen abfeiern und entspannen können. Allerdings sollten die Leute die eingeteilt sind auch wirklich arbeiten können und nicht betrunken sein. Gerade bei der Garderobe oder beim Geld vom Einlass geht es auch schnell mal um größere Summen, da sollte es keine Probleme geben. Praktisch ist es auch, einen oder zwei Springer pro Schicht einzuteilen, die immer dort aushelfen, wo es grade eng wird. Wenn ihr die Kassen regelmäßig leert, seit ihr auf der sicheren Seite. Eine leitende Person behält dabei den ganzen Abend über den Überblick und ist auch Ansprechpartner für den Betreiber.

Zur Einteilung bietet sich ein Schichtplan zum Aushängen an. Ihr findet eine Vorlage im Downloadbereich.

Nachbearbeitung

Auch nach der Party gibt es noch viel zu tun. So muss man z. B. aufräumen, Geld einsammeln und abzählen, evtl. den DJ und die Security bezahlen, die Einnahmen mit dem Betreiber verrechnen, sich um verlorene Kleidungsstücke kümmern, die Reste der Bar beseitigen, usw. Plant auch das ein, damit hier nicht viel gute Arbeit durch unsaubere Nachbearbeitung zunichte gemacht wird.

Viel Spaß und viel Erfolg beim Feiern!

Was sind eure Erfahrungen mit Abipartys? Was könnte man noch ergänzen? Was hat eure Abiparty gerockt? Schreibt uns, und alle profitieren davon!