Planung

Einen Abiball zu organisieren ist sicherlich keine leichte Aufgabe und es gibt viele Dinge zu bedenken. Doch mit einer ordentlichen Planung und genügend Vorlauf sind die meisten Herausforderungen problemlos meisterbar und der Abiball wird sicherlich großartig!

Termin

Bevor die Planung richtig losgehen kann, muss erst einmal ein Termin festgelegt werden, an dem eure Abifeier stattfinden soll.

Häufig ist der Termin aber von der Schulleitung im Schulkalender schon festgesetzt, so dass ihr euch danach richten könnt und auch solltet, da sich eure Lehrer diesen Termin meist schon Monate im Voraus blocken.

Euren Termin solltet ihr dann auch möglichst frühzeitig allen Familien eurer Mitschüler mitteilen, dass auch diese sich den Termin eintragen können.

Eigene Traditionen berücksichtigen

Vermutlich ist euer Abiball nicht der Erste an eurem Gymnasium. Und dementsprechend gibt es vielleicht auch schon einige Traditionen, die für den Abiball an eurer Schule typisch sind. Solche ungeschriebenen Gesetze könnten z.B. sein

  • Neben dem Abiball findet am Nachmittag eine eigenständige Entlassfeier mit Zeugnisübergabe statt und anschließend beginnt der Abiball
  • Gefeiert wird in der Festhalle neben der Schule oder einer anderen Location
  • Die Schüler der Stufe unter euch und deren Eltern helfen als Personal beim Abiball mit
  • Nach dem offiziellen Ende geht man in die nahe gelegene Disco, um dort weiter zu feiern

Sobald die Stufensitzung ein Abiball-Komitee gebildet hat, sollten die Organisatoren sich bei den ehemaligen Abiturienten wegen solcher Traditionen erkundigen. Oft ist es nicht gerne gesehen, wenn mit solchen Traditionen gebrochen wird. Es empfiehlt sich also zu beachten, welche Traditionen ihr bei der Planung im Kopf haben solltet.

Abimotto einbauen

Versucht so weit wie möglich das Abimotto einzubauen. Bestimmt habt ihr Ideen, wie sich das Motto oder zumindest Teilbereiche in den Abiball einbringen lassen. Natürlich eignet sich nicht jedes Motto dazu. Aber besonders im Bereich Programm und Dekoration hat man viele Möglichkeiten. Das macht euren Abiball noch persönlicher und individueller. Falls euch noch ein Abimotto fehlt können wir euch mit Vorschlägen weiterhelfen.

Externe Dienstleister?

Vielleicht hab ihr auch schon daran gedacht, zusätzliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Cateringservice, DJ, Lichtanlage, Eventagentur - Möglichkeiten um Arbeit zu delegieren gibt es genug. Das ist einerseits bequem, denn je mehr Dinge ihr euch abnehmen lasst, desto weniger habt ihr an diesem Abend zu tun. Allerdings arbeiten diese Dienstleister nicht umsonst und belasten daher die Abikasse zusätzlich. Außerdem müsst ihr bedenken, dass mit jedem externen Beschäftigten ein wenig Kontrolle und Flexibilität verloren geht. Besonders wenn die engagierten Unternehmen andere Vorstellungen von der Veranstaltung haben, als ihr. Hier kann es eventuell Ärger geben.

Unsere Tipps:

  • Für das Buffet wäre es schön, wenn die Klassenstufe unter euch, bzw. deren Eltern, am Abiball den Geschenkeausschank und die Küche übernehmen. Jede dieser Familien sollte zusätzlich einen kleinen Beitrag zum Buffet leisten in Form von Vorspeisen, Salaten, Kuchen oder Nachtisch. Das Hauptessen (z.B. Schnitzel, Hähnchenfilets, etc.) könnte dann von einem Caterer angeliefert werden.
  • Für Licht- und Soundtechnik solltet ihr mit einer Eventagentur Kontakt aufnehmen, die euch das ganze Equipment zusammenstellt und ausleiht. In einer großen Halle kommt man selbst mit der stärksten HiFi-Anlage nicht weit. Es schadet auch nicht, wenn ihr euch noch ein paar mobile Strahler für den direkten Netzbetrieb besorgt. Denn oft wird vergessen, Logos oder Plakate von Sponsoren anzuleuchten. Und dank stromsparender LED-Technik fallen die im Betrieb preislich quasi nicht ins Gewicht.
  • Vielleicht gibt es im Freundeskreis eurer Mitschüler einen semiprofessionellen DJ, der euch an dem Abend mit guter Musik versorgt.