Planung

Einen Abiball zu organisieren ist sicherlich keine leichte Aufgabe und es gibt viele Dinge zu beachten. Doch mit einer ordentlichen Planung und genügend Vorlauf sind die meisten Herausforderungen problemlos meisterbar und der Abschlussball wird sicherlich großartig!

Bevor die Planung richtig losgehen kann, muss erst einmal ein Termin festgelegt werden, an dem eure Abifeier stattfinden soll.

Häufig ist der Termin aber von der Schulleitung im Schulkalender schon festgesetzt, so dass ihr euch danach richten könnt und auch solltet, da sich eure Lehrer diesen Termin meist schon Monate im Voraus blocken.

Euren Termin solltet ihr dann auch möglichst frühzeitig allen Familien eurer Mitschüler mitteilen, dass auch diese sich den Termin für die Abschlussfeier eintragen können.

Vermutlich ist euer Abiball nicht der Erste an eurem Gymnasium. Und dementsprechend gibt es vielleicht auch schon einige Traditionen, die für den Prom (so wird der Abschlussball in den USA bezeichnet) an eurer Schule typisch sind. Solche ungeschriebenen Gesetze könnten z.B. sein

Sobald die Stufensitzung ein Abiball-Komitee gebildet hat, sollten die Organisatoren sich bei den ehemaligen Abiturienten wegen solcher Traditionen erkundigen. Oft ist es nicht gerne gesehen, wenn mit solchen Traditionen gebrochen wird. Es empfiehlt sich also zu beachten, welche Traditionen ihr bei der Planung im Kopf haben solltet.

Versucht so weit wie möglich das Abimotto einzubauen. Bestimmt habt ihr Ideen, wie sich das Motto oder zumindest Teilbereiche in den Abiball einbringen lassen. Natürlich eignet sich nicht jedes Motto dazu. Aber besonders im Bereich Programm und Dekoration hat man viele Möglichkeiten. Das macht euren Abiball noch persönlicher und individueller. Falls euch noch ein Abimotto fehlt können wir euch mit Vorschlägen weiterhelfen.

Vielleicht hab ihr auch schon daran gedacht, zusätzliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Cateringservice, DJ, Lichtanlage, Eventagentur. Möglichkeiten um Arbeit zu delegieren gibt es genug. Das ist einerseits bequem, denn je mehr Dinge ihr euch abnehmen lasst, desto weniger habt ihr an diesem Abend zu tun. Allerdings arbeiten diese Dienstleister nicht umsonst und belasten daher die Abikasse zusätzlich.

Macht euch also auf jeden Fall rechtzeitig Gedanken über die Finanzierung, damit ihr am Ende nicht auf hohen Rechnungen sitzen bleibt. Außerdem müsst ihr bedenken, dass mit jedem externen Beschäftigten ein wenig Kontrolle und Flexibilität verloren geht. Besonders wenn die engagierten Unternehmen andere Vorstellungen von der Veranstaltung haben, als ihr.

Eins ist sicher: Der Abiball soll für alle Gäste ein unvergesslicher Abend werden. Die Location selbst muss irgendwie besonders, das Essen lecker und ausreichend sein. Das Programm soll einzigartig werden und im besten Fall schwingt die gesamte Gesellschaft zu wunderbarer Musik das Tanzbein. Aber wer bezahlt das eigentlich alles?

Nicht wenige Abi-Jahrgänge haben sich mit ihren Rechnungen schon schwer verkalkuliert und dadurch in finanzielle Schwierigkeiten gestürzt. Wenn ihr euch bei der Planung von Eventagenturen unterstützen lasst, solltet ihr unbedingt sämtliche Eventualitäten abklären. Achtet besonders darauf, dass ihr wisst, wer im Schadensfall haftet. Außerdem solltet ihr im Vorhinein einen verbindlichen Kartenverkauf organisieren und euch gut überlegen, ob ihr euch Specials wie eine Getränkeflatrate tatsächlich leisten könnt. Es gibt nichts Schlimmeres, als am Ende auf ungeahnten Kosten sitzen zu bleiben, weil ihr in Vertragsfallen getappt seid.