Buchführung

Saubere Buchführung ist von Anfang an Pflicht, damit ihr im Nachhinein keine Probleme bekommt. Das Dokument, in dem eure Buchführung angelegt ist, sollte möglichst allen Teamleitern zur Verfügung gestellt werden. Das funktioniert zum Beispiel über Google Docs. Hier kann von allem Teamleitern jederzeit der Finanzstatus eingesehen werden. Gleichzeitig findet eine ständige Kassenprüfung statt, sodass die Finanzen transparent bleiben.

Zur Arbeitserleichterung haben wir auch zwei Dokumente im Downloadbereich bereitgestellt. Zum einen gibt es eine Übersicht über alle Ein- und Auszahlungen auf eurem Konto. Diese muss natürlich regelmäßig aktualisiert werden. Zum anderen bieten wir ein Organisationsdokument an, bei dem alle erwarteten und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben von den verschiedenen Arbeitskreisen eingetragen werden können.

Nachdem alle Veranstaltungen statt gefunden haben, sollte zeitnah eine Endabrechnung erstellt werden, die auf Wunsch eingesehen werden kann. Aus Datenschutzgründen sollte hierbei jedoch gewährleistet sein, dass nur Abiturienten eurer Stufe Zugriff auf das Dokument haben.

Wenn dann die Endabrechnung steht, muss entschieden werden, was mit dem restlichen Geld passiert. Ihr könnt natürlich alles wieder anteilsmäßig an die Stufe auszahlen oder gemeinsam ein Spendenprojekt auswählen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, das Geld weiterhin auf einem Konto zu verwalten, um beispielsweise eine zweite Abifahrt oder ein späteres Klassentreffen zu organisieren. Besprecht aber am besten gemeinsam mit allen Beteiligten, wie ihr mit dem Geld umgehen wollt. Wer weiß, was die anderen für Pläne nach dem Abitur haben.